¡Actualizándonos!: Avances y compromisos de la adaptación, configuración e implementación del Sistema Integrado de Administración Aduanera

¡Actualizándonos!: Avances y compromisos de la adaptación, configuración e implementación del Sistema Integrado de Administración Aduanera

 

José, Costa Rica – julio 10 de 2024

 

El proyecto HACIENDA DIGITAL se erige como una iniciativa clave en Costa Rica, orientada a fortalecer la gestión del gasto público, mejorar la eficiencia de la administración tributaria, robustecer el entorno tecnológico institucional y optimizar los servicios y controles aduaneros,

En la mejora de los servicios y controles aduaneros, el proyecto HACIENDA DIGITAL incluye tres objetivos específicos:

1. Fortalecer los controles y los trámites de despacho aduanero,
2. Mejorar los servicios de facilitación del comercio.
3. Aplicar un marco robusto de gestión de riesgo.

Para el logro de estos objetivos, se ha iniciado la adaptación, configuración e implementación del Sistema Integrado de Administración Aduanera, uno de los tres grandes sistemas COTS (Commercial Off-The-Shelf)) que conforman el proyecto HACIENDA DIGITAL.

En efecto, el 4 de octubre de 2023 se firmó el contrato con el consorcio PBS – Webb Fontaine, en presencia del señor Presidente de la República, Rodrigo Chaves Robles. Su lanzamiento oficial fue el 28 de noviembre, en un evento en donde se detallaron los conceptos, modelos operativos y próximos pasos de esta importante iniciativa.

La gestión de este proyecto de modernización se basa en cinco pilares fundamentales:

1. Configuración e implementación de la aplicación: El equipo técnico del Consorcio PBS – Webb Fontaine está configurando una solución tecnológica avanzada y robusta para optimizar los procesos aduaneros. Esta plataforma permitirá una mayor eficiencia operativa, mejorando significativamente la experiencia tanto de los colaboradores como de los usuarios, mediante una interfaz intuitiva y funcionalidades innovadoras.
2. Gestión del Cambio: La gestión del cambio es fundamental para asegurar una transición exitosa hacia los nuevos sistemas y procedimientos. Se están implementando estrategias en esta vía que incluyen comunicación efectiva, involucramiento de las partes interesadas y un plan estructurado para la adaptación de los usuarios, garantizando así una integración sin contratiempos.
3. Capacitación: Se destinarán recursos a programas de formación integral para el personal aduanero, los cuales están diseñados para proporcionar conocimientos técnicos y habilidades prácticas, asegurando que todos los usuarios estén completamente capacitados y preparados para manejar las nuevas herramientas y sistemas, de manera eficiente.
4. Transformación Digital: La transformación digital es la esencia de la estrategia de implementación del Sistema Integrado de Administración Aduanera, la cual se enfocará en la adopción de nuevas tecnologías y en el desarrollo de una cultura organizacional que coloque al ciudadano y al usuario en el centro. Por eso, el Proyecto HACIENDA DIGITAL está promoviendo dentro del Ministerio de Hacienda valores de innovación, transparencia, decisiones basadas en datos y orientación al servicio. Esta iniciativa busca mejorar la interacción con los ciudadanos, al facilitar el acceso a servicios aduaneros eficientes y modernos, y al asegurar que la tecnología utilizada responda a sus necesidades y expectativas.
5. Alineación Organizacional: La alineación organizacional es crucial para el éxito de la adopción tecnológica. Se están llevando a cabo esfuerzos para sincronizar los objetivos estratégicos, los procesos operativos y los recursos humanos dentro del sistema aduanero. Este enfoque integral busca asegurar que todos los componentes de la organización trabajen de manera coherente hacia una visión unificada y compartida.

Avances y próximos pasos

Hasta el momento, se han completado las etapas iniciales y de planeación. Actualmente, se desarrolla la fase de diseño conceptual para la implementación de soluciones COTS del sistema aduanero, según las mejores prácticas internacionales. Esta fase incluye la revisión de procesos, estructura organizacional, interoperabilidad interna y externa, requerimientos funcionales y tecnológicos, así como del marco normativo nacional e internacional.

El sistema ha recibido el nombre: ATENA, en honor a la cuna de la civilización y del comercio. Este nombre fue escogido por votación realizada entre los funcionarios del Sistema Nacional Aduanero, luego de un cuidadoso proceso de análisis de conceptos y opciones, en la búsqueda de representar el espíritu de una nueva era en la eficiencia para el cumplimiento de los propósitos de la gestión aduanera del país.

Principales hitos alcanzados

• Participación de cerca de 200 funcionarios en talleres demostrativos del COTS.
• Validación de 600 requerimientos funcionales y 270 no funcionales.
• Documentación de acuerdos funcionales y tecnológicos.
• Desarrollo de un plan de trabajo y cronograma del proyecto 2023-2026.
• Establecimiento de un plan de despliegue y puesta en marcha para 2024-2026.
• Se han realizado 37 sesiones de trabajo de sensibilización en gestión del cambio, en las cuales han participado 332 personas. Para estas sesiones se recopilan comentarios y requerimientos de usuarios y partes interesadas. Las personas participantes han expresado de manera individual y grupal sus expectativas, intereses y necesidades relacionadas con el proceso de cambio. En esta gira de sesiones de trabajo se realizó la visita a las aduanas de Caldera, Limón (con participantes del puesto aduanero Sixaola), La Anexión, Santamaría, Peñas Blancas, Central, así como a diferentes departamentos de la Dirección General de Aduanas. En los próximos días se estará completando la gira la visita a la Aduana Paso Canoas.

Estas actividades han permitido comprender mejor los desafíos y oportunidades del nuevo sistema aduanero Es importante anotar que estas sesiones de trabajo son presenciales, porque hemos querido tener un acercamiento más personalizado y conocer mejor la realidad de las personas en la institución.

Invitación a la colaboración

Para fortalecer el acceso a información sobre el proyecto y el involucramiento de todas las personas de la institución, se continuará con giras presenciales y sesiones de trabajo a medida que se realiza la implementación del sistema.

Adicionalmente, se han organizado sesiones informativas de “La Hora Aduanera”, como un espacio informativo y participativo dedicado para compartir el estado de avance del proyecto y recibir retroalimentación directa. La colaboración, calidad de los aportes y participación en este viaje hacia una administración aduanera más integrada y eficiente, ha sido esencial. “La Hora Aduanera” continuará con nuevas sesiones en las cuales se estarán tocando diversos temas sobre el avance del proyecto y conceptos específicos de carácter técnico, así como de la gestión del cambio y la transformación digital institucional.

Pronto se generarán nuevos canales de comunicación e información para que toda la población institucional acceda a datos confiables y oportunidades de participación en el proyecto.

Invitamos a todos a participar activamente en este proyecto con sus ideas y sugerencias. Su compromiso es fundamental para el éxito de esta iniciativa, que traerá beneficios tangibles para todos. Juntos, podemos lograr una aduana más eficiente, transparente y orientada al servicio.

Agradecemos su continuo apoyo y estamos disponibles por los canales antes indicados para cualquier pregunta o sugerencia. ¡Contamos con ustedes para hacer de este proyecto un verdadero éxito!

¡Gracias por ser parte de este valioso proceso de innovación y mejora continua!